Overbooking hotel: cosa è e come evitarlo

19 Gennaio 2023

Giulia Ciullini

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Channel Management | Channel Management

L’overbooking hotel è uno scenario diffuso in ambito alberghiero, che può essere intenzionale oppure accidentale. Nel caso in cui un albergatore adotti l’overbooking hotel come pratica commerciale, decide intenzionalmente di accettare più prenotazioni rispetto alle camere realmente disponibili in previsione di possibili no-show di alcuni clienti e per evitare la possibilità che, soprattutto in determinati periodi dell’anno, alcune camere risultino invendute.

Ci sono anche casi in cui però l’overbooking può essere causato dalla disattenzione e dalla difficoltà di sincronizzare manualmente le disponibilità sui portali di prenotazione su cui si trova la struttura alberghiera.

Vediamo quali vantaggi comporta il primo scenario e di quali strumenti avvalersi per scongiurare la possibilità di overbooking accidentale.

Indice dei contenuti

Cos’è l’overbooking hotel?
Overbooking hotel: cosa fare?
Come evitare l’overbooking hotel?
Domande Frequenti

Cos’è l’overbooking hotel?

Overbooking hotel significa ricevere un surplus di prenotazioni.

Se si pratica l’overbooking come strategia per aumentare le entrate, ci si deve basare sui dati storici delle prenotazioni, come la percentuale di no-show per tipo di camera, il rapporto tra le cancellazioni e le prenotazioni confermate e i potenziali walk-in, individuando un punto debole o uno schema ripetitivo in cui i potenziali clienti tendono a cancellare la prenotazione.

L’aspettativa di praticare volontariamente una doppia prenotazione è che alcuni ospiti disdicano la prenotazione o non si presentino, facendo tornare disponibili le camere in overbooking e assicurando la copertura totale delle tue camere.

Praticare l’overbooking controllato come tecnica di revenue management presenta alcuni vantaggi:

Raggiungere più facilmente il 100% di occupazione;
Massimizzare i profitti;
Compensare eventuali costi di riprotezione per gli ospiti vittime di overbooking. Questo scenario in particolare comporta benefici soltanto se si hanno accordi vantaggiosi con altre strutture ricettive nelle vicinanze, per poter effettivamente ricollocare gli ospiti a un costo più basso.

Overbooking hotel: cosa fare?

Normativa overbooking hotel

Il contratto di albergo non è disciplinato dalla legge ma si basa sul concetto di correttezza: l’albergatore, in base a un prezzo stabilito, si impegna a fornire al cliente un’unità abitativa arredata in cui l’ospite possa soggiornare e altri servizi, necessari o eventuali.

Cosa può fare dunque il tuo personale in caso di overbooking alberghiero?

In caso di inadempimento la struttura deve garantire a proprie spese una riprotezione dei clienti in una sistemazione alternativa, di pari livello o superiore e che si trovi nello stesso luogo. Per questo, nell’ambito di una strategia di overbooking hotel è importante che si possa contare su un buon rapporto di collaborazione con le strutture vicine ed evitare di dover sostenere costi più elevati del previsto.

Un altro dettaglio non trascurabile è che il proprio staff sia formato a gestire questa evenienza dal punto di vista organizzativo, trovando velocemente una nuova sistemazione, e comunicando efficacemente con gli ospiti al fine di evitare un’escalation di reazioni negative, finendo per ottenere più svantaggi di quanti siano i benefici.

In alcuni casi infatti i clienti possono decidere di non accettare la riprotezione e chiedere, legittimamente, la restituzione della caparra.

Nonostante alcuni albergatori ritengano quindi che l’overbooking sia un’ottima strategia per massimizzare il profitto, anche avvalendosi di uno staff formato a gestire questi scenari non si è del tutto al riparo da possibili problematiche.

Infatti, nell’era in cui la reputazione digitale è tutto, la possibilità di ricevere recensioni negative può minare la tua visibilità online sulle OTA (leggi, ad esempio quanto contano le recensioni su Airbnb) finendo comunque per incidere negativamente sul volume di prenotazioni ricevute.

Come evitare l’overbooking hotel?

Come anticipato, non sempre l’overbooking alberghiero è frutto di una strategica pratica commerciale. Tuttaltro. Ci sono casistiche in cui un hotel si trova accidentalmente in overbooking.

In che modo?

Ecco uno scenario: se gestisci una struttura presente su più portali di prenotazione, per esempio Booking.com, Airbnb o Expedia, può capitarti di ricevere diverse prenotazioni in un solo giorno su diversi portali, e di dover aggiornare ogni giorno la disponibilità sulle altre OTA manualmente, correndo il rischio di overbooking se ti dimentichi di chiudere la disponibilità su un determinato portale.

Alla luce di quanto visto finora quindi, la strategia più efficace per aumentare le proprie prenotazioni e gestirle senza il rischio di registrare un eccesso di prenotazioni è avvalersi di un Channel Manager a due vie come quello di Octorate (qui il nostro articolo se vuoi sapere di più su cosa è un Channel Manager).

Oltre ad automatizzare la gestione della tua struttura, il nostro Channel Manager può aiutarti a gestire i canali di distribuzione online che stai presidiando, sincronizzando automaticamente le disponibilità e le tariffe sulle OTA e scongiurando definitivamente il rischio di overbooking. Il nostro Channel Manager infatti mette a disposizione degli albergatori strumenti ad hoc per evitare l’overbooking, come l’Autopilot, che effettuando un controllo costante tra le prenotazioni ricevute e le unità disponibili, impedisce che il calendario non possa mai mostrare una disponibilità superiore rispetto a quella effettiva.

Il Channel Manager ti permetterà di aumentare i profitti e evitare l’overbooking, gestendo comodamente tutto da un’unica piattaforma.

Domande Frequenti

❌ Cos'è l'overbooking hotel?

L’overbooking hotel è uno scenario in cui l’hotel ricevere un numero di prenotazioni maggiore rispetto alla reale disponibilità. Può essere volontario, frutto di una strategia di Revenue Management che spesso non incontra il favore dei consumatori, oppure accidentale, a causa della sincronizzazione scorretta della disponibilità delle camere sui portali di prenotazione su cui è presente la struttura.

📚Esiste una normativa che regoli l'overbooking in hotel?

Il rischio che le cancellazioni previste non avvengano e che alcuni ospiti non trovino a disposizione la camera prenotata è il motivo per cui l’overbooking è considerata una pratica controversa e poco etica per i consumatori. Il contratto di albergo non è disciplinato dalla legge ma si basa sul concetto di correttezza: l’albergatore, in base a un prezzo stabilito, si impegna a fornire al cliente un’unità abitativa arredata in cui l’ospite possa soggiornare e altri servizi, necessari o eventuali.

💡 Come evitare l'overbooking hotel?

Se si gestisce la propria struttura senza l’utilizzo di un software di gestione alberghi e si vuole evitare il rischio di overbooking, il Channel Manager di Octorate può aiutarti a mantenere il controllo delle disponibilità su tutte le OTA grazie all’Autopilot, che effettua un controllo costante tra le prenotazioni ricevute e le unità disponibili e impedisce che il calendario mostri una disponibilità maggiore rispetto a quella reale.

Ecco alcuni vantaggi:

E’ possibile controllare tutto da un’unica interfaccia
L’aggiornamento automatico delle disponibilità e delle tariffe su tutti i portali ti libererà dall’incombenza dell’aggiornamento manuale, evitando il rischio di registrare erroneamente un eccesso di prenotazioni
Automatizzando la gestione della tua struttura, vedrai aumentare i profitti