Connessione iCal: il modo più semplice di condividere le disponibilità della tua struttura alberghiera

11 Aprile 2022

Maddalena Mazzaferri

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In questo articolo del blog di Octorate parleremo della connessione iCal: un tipo di sincronizzazione assai utile (ma anche limitata) per gestire le prenotazioni e, soprattutto, le disponibilità di alberghi, case vacanza, affittacamere o ostelli sulle OTA. Scopri nelle prossime righe i vantaggi e i limiti di questa connessione per ottimizzare la gestione della tua struttura ricettiva e capisci come gestirla tramite Octorate!

iCal: Cos’è e a cosa serve

iCalendar (o iCal, appunto) è il formato universale utilizzato sia da molti programmi di posta elettronica e calendario (tra cui Microsoft Outlook, Google Calendar e iCal di Apple), e anche dalle principali piattaforme di prenotazione online (come le OTA, Airbnb e i siti come airbnb).

iCalendar, iCal o ICS – se vogliamo usare alcune delle estensioni disponibili – è quindi un particolare formato di file la cui caratteristica principale è quella di contenere i dettagli relativi ad eventi che si realizzano in determinate date. In Hotel, nella gestione delle case vacanze e nel settore dell’ospitalità tutto, gli eventi in questione coincidono con le prenotazioni.

Questo formato, infatti, ti consente di mettere in condivisione le disponibilità della tua struttura con le piattaforme di prenotazione online in modo automatico.

Ma come avviene la connessione iCal? Tramite la condivisione di un URL del calendario con le piattaforme di prenotazione online! I portali, infatti, vi effettuano l’accesso a intervalli regolari (e non molto frequenti) per verificare e aggiornare le disponibilità delle singole strutture.

Vantaggi e svantaggi di una connessione iCal

Come anticipato nel paragrafo precedente, l’aggiornamento tramite iCal avviene a intervalli non molto frequenti (in alcuni casi, può essere anche limitato a un paio di volte in un giorno!).

Questo è dovuto ai tempi tecnici di passaggio di informazioni tra le piattaforme interconnesse, i quali, non potendo essere bypassati o ridotti, può diventare causa di overbooking, dovuto ai momenti in cui le disponibilità non risultano aggiornate (leggi l’articolo su cos’è un channel manager se non sei avvezzo a un termine come overbooking).

Inoltre, le informazioni che possono essere contenute in un file iCalendar sono limitate, così come lo sono le funzionalità proprie di questo tipo di connessione.

Abbiamo infatti parlato esclusivamente di una sincronizzazione delle disponibilità.

Ciò significa che prezzi e contenuti dei singoli listing presenti in una piattaforma come Booking.com o Airbnb, ad esempio, devono comunque essere gestiti manualmente (a differenza delle connessioni a due vie, realizzate in XML, come il Channel Manager di Octorate).

Tuttavia, bisogna comunque tenere presente che la gestione di una connessione realizzata tramite file iCal è relativamente semplice e, se utilizzata per collegare portali che non forniscono un volume eccessivo di prenotazioni e per i quali è necessario un ridotto passaggio di informazioni, sincronizzare il tuo calendario tramite formato ical ti consente comunque di ridurre molte delle attività manuali legate all’aggiornamento delle disponibilità.

Possiamo pertanto definire la connessione iCal come un passaggio intermedio tra un procedimento manuale e una connessione API.

Inoltre, il formato iCal è una valida alternativa che ti consente di collegare al Channel Manager tutti quei portali per i quali momentaneamente non è prevista una connessione via API o in XML.

Come realizzare una connessione iCal con Octorate

Con la connessione iCal, Octorate controllerà i dati ics relativi alle camere del tuo Hotel, B&B, affittacamere o ai tuoi appartamenti, al fine di garantire la corrispondenza delle informazioni con il portale: i dati saranno sincronizzati, e, di conseguenza, le date lasciate erroneamente aperte saranno chiuse, prenotazioni e disponibilità saranno sincronizzate.

Nel dettaglio delle singole camere potrai reperire il link per sincronizzare il tuo calendario da inserire sul portale da collegare, e allo stesso modo, potrai inserire il link fornito dal portale di prenotazione direttamente nella sezione Camere/Appartamenti della piattaforma Octorate!

Domande Frequenti

❓Cos'è una connessione iCal?

iCal è un formato universale utilizzato sia da molti programmi di posta elettronica e calendario (tra cui Microsoft Outlook, Google Calendar e iCal di Apple), e anche dalle principali piattaforme di prenotazione online.

iCalendar, iCal o ICS è un formato di file che contiene i dettagli relativi ad eventi in un calendario. Eventi che nella gestione di case vacanze e hotel, ad esempio, corrispondono alle prenotazioni degli ospiti sui vari portali di prenotazione online.

🎯 A cosa serve una connessione iCal?

Il formato iCal ti consente di mettere in condivisione le disponibilità della tua struttura con le piattaforme di prenotazione online in modo automatico.

🤔 Come avviene una connessione iCal?

Una connessione iCal avviene tramite la condivisione di un URL del calendario con le piattaforme di prenotazione online! I portali, infatti, vi effettuano l’accesso a intervalli regolari (e non molto frequenti) per verificare e aggiornare le disponibilità delle singole strutture.

🚀 Quali sono i vantaggi di una connessione iCal?

Il vantaggio principale è che una connessione realizzata tramite file iCal è relativamente semplice e veloce, soprattutto per collegare portali e strutture che non ricevono un volume enorme di prenotazioni. Sincronizzare il tuo calendario tramite formato ical, quindi, ha il vantaggio di ridurre molte delle attività manuali legate all’aggiornamento delle disponibilità.

🤢 Quali sono gli svantaggi di una connessione iCal?

L’aggiornamento tramite iCal avviene a intervalli non molto frequenti a causa dei tempi tecnici di passaggio di informazioni tra le piattaforme interconnesse. Il rischio è che questa bassa frequenza può divenire causa di overbooking.

Inoltre, le informazioni che possono essere contenute in un file iCalendar sono limitate, così come lo sono le funzionalità proprie di questo tipo di connessione, che non permette la sincronizzazione di prezzi e contenuti.

🐙 Come realizzare una connessione iCal con Octorate?

Octorate controlla i dati ics relativi alle camere del tuo Hotel, B&B, affittacamere o relativi ai tuoi appartamenti, al fine di garantire la corrispondenza delle informazioni con il portale di prenotazione online connesso: i dati saranno sincronizzati, e, di conseguenza, le date lasciate erroneamente aperte saranno chiuse e le prenotazioni e le disponibilità saranno sincronizzate!

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