Informativa Privacy

1. Informativa GDPR

Informativa circa il trattamento dei dati personali ai sensi del Regolamento UE 679/2016 (GDPR).

Ti informiamo, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 679/2016 (GDPR), che la nostra società procederà al trattamento dei dati personali che fornisci nel rispetto della normativa in materia di tutela del trattamento dei dati personali e nel rispetto degli obblighi e delle garanzie delle norme di legge, contrattuali e regolamentari.

2. Informativa Privacy e utilizzo del Servizio

Questa Informativa sulla Privacy descrive le politiche di Octorate S.R.L., Via Filippo Caruso, 23, 00173 Roma, Italia, email: legal@octorate.com, telefono: 06 4542 0568, relative alla raccolta, uso e divulgazione delle tue informazioni quando utilizzi il nostro sito web https://octorate.com e la piattaforma Octorate (il “Servizio”). Accedendo o utilizzando il Servizio, acconsenti alla raccolta, uso e divulgazione delle tue informazioni in conformità a questa Informativa. Se non acconsenti, ti preghiamo di non utilizzare il Servizio.

3. Finalità della raccolta dei dati

I dati personali che fornisci sono raccolti per le seguenti finalità:

• erogazione dei servizi richiesti e gestione di eventuali reclami e/o contenziosi;
• invio di comunicazioni commerciali relative a prodotti, servizi o iniziative dell’Editore e/o di suoi partner commerciali o di società terze; attività di vendite e di collocamento dirette ed indirette; rilevazioni del grado di soddisfazione della clientela sulla qualità dei servizi forniti; effettuazione di studi e ricerche statistiche e di mercato.

Il mancato, parziale o inesatto conferimento dei tuoi dati potrebbe comportare l’impossibilità di fornirti i servizi richiesti.

I trattamenti indicati potranno essere eseguiti con modalità informatiche o manuali con procedure tali da garantirne la conformità alle disposizioni normative vigenti in materia.

All’interno della nostra organizzazione i dati potranno essere conosciuti solo da soggetti specificatamente autorizzati e istruiti.

4. Titolare del trattamento e diritti

Il Titolare del trattamento è Octorate S.R.L., con sede in Via Filippo Caruso, 23, 00173 Roma, Italia.

L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dal Regolamento UE.

Per esercitare i diritti previsti dal Regolamento UE, inclusi il diritto di accesso, rettifica e cancellazione, deve scrivere a legal@octorate.com.

Per ragioni tecniche, i tempi necessari per l’eventuale cancellazione dei dati personali dall’archivio saranno al massimo di 5 giorni lavorativi.

Per informazioni sui trattamenti di dati personali effettuati dal Titolare e per esercitare i diritti degli interessati previsti dagli artt. 15-22 del GDPR è inoltre disponibile la casella email dedicata privacy@octorate.com.

È possibile rivolgersi al Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO), per esercitare i diritti e per eventuali chiarimenti in materia di protezione dei dati personali, all’indirizzo DPO@octorate.com.

5. Dati raccolti

Raccoglieremo e tratteremo i seguenti dati personali:

• nome;
• email;
• numero di telefono;
• data di nascita;
• indirizzo;
• indirizzo lavorativo;
• informazioni di pagamento.

6. Finalità del trattamento

Utilizziamo i dati raccolti per le seguenti finalità:

• marketing e promozioni;
• creazione dell’account utente;
• raccolta di feedback;
• supporto clienti;
• gestione delle informazioni amministrative;
• pubblicità mirata;
• protezione del sito;
• gestione dell’account utente.

In caso di ulteriori utilizzi, richiederemo il tuo consenso e tratteremo i dati solo per le finalità per le quali hai fornito il consenso, salvo diverso obbligo legale.

7. Condivisione dei dati

Non comunichiamo i tuoi dati personali a terzi per finalità loro proprie senza il tuo consenso. I fornitori che trattano dati per conto di Octorate sono indicati nella sezione 10 e sono obbligati a utilizzarli esclusivamente per gli scopi per cui sono stati trasferiti e a non conservarli oltre il tempo necessario per tali scopi.

Potremmo inoltre divulgare i tuoi dati per: (1) conformarci alle leggi applicabili; (2) far rispettare i nostri accordi; o (3) rispondere a reclami secondo cui il tuo uso del Servizio viola diritti di terzi.

In caso di fusione o acquisizione della nostra azienda, i tuoi dati saranno trasferiti al nuovo proprietario.

8. Piattaforma Octorate e dati degli ospiti

Quando una struttura ricettiva utilizza la piattaforma Octorate (PMS, Channel Manager, Booking Engine, OctoAgent e gli altri moduli), i dati personali degli ospiti e dei prenotanti, come nome, contatti, date e dettagli del soggiorno, messaggi e dati richiesti dagli adempimenti di legge, sono trattati da Octorate per conto della struttura, che ne è il titolare del trattamento. Octorate agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR, secondo l’Accordo per il trattamento dei dati personali (DPA) che Octorate mette a disposizione delle strutture e che regola finalità, categorie di dati, misure di sicurezza, fornitori autorizzati e tempi di conservazione.

Se sei ospite di una struttura che utilizza Octorate, l’informativa sul trattamento dei tuoi dati è quella della struttura, alla quale puoi rivolgerti per esercitare i tuoi diritti. Octorate assiste la struttura nel dare seguito alle richieste. I dati della piattaforma sono conservati in data center situati nell’Unione europea.

9. OctoAgent e intelligenza artificiale

OctoAgent è il servizio di Octorate che risponde agli ospiti delle strutture con un agente basato su intelligenza artificiale, sui canali attivati dalla struttura, cioè WhatsApp, email, messaggistica dei portali e telefono. L’agente si presenta sempre come sistema automatico.

Per generare le risposte OctoAgent invia a modelli di intelligenza artificiale forniti da OpenAI, tramite interfaccia di programmazione, solo le informazioni necessarie, cioè la base di conoscenza della struttura, nome e lingua dell’ospite, i dati della prenotazione (date, unità, importi), la conversazione e le immagini inviate dall’ospite e, per il check-in online, l’immagine del documento d’identità con la fotografia oscurata. OpenAI non utilizza questi dati per addestrare i propri modelli e li conserva per un massimo di 30 giorni per il controllo degli abusi, poi li cancella. OpenAI può trattare i dati anche negli Stati Uniti, sulla base delle clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea. Octorate non utilizza i dati per addestrare modelli di intelligenza artificiale di uso generale e le lezioni approvate da una struttura restano nel suo account.

Quando è attivo il modulo voce, le chiamate possono essere registrate e trascritte, con avviso all’inizio della chiamata. Conversazioni, trascrizioni, registrazioni e lezioni restano nell’account della struttura per la durata del contratto, salvo cancellazione anticipata richiesta dalla struttura.

10. Fornitori e trasferimenti fuori dall’Unione europea

Per erogare il Servizio Octorate si avvale di fornitori che trattano dati per suo conto, vincolati da accordi conformi all’articolo 28 del GDPR. Aruba S.p.A. (Italia) per l’hosting della piattaforma. Complior AB (Svezia) per l’ambiente certificato PCI DSS in cui sono custoditi i dati delle carte di credito. iManager S.r.l. (Italia) per lo sviluppo e la gestione della piattaforma OctoAgent. Scaleway (Francia) per l’hosting di OctoAgent, con migrazione prevista su Google Cloud e MongoDB Atlas con data center a Milano. OpenAI (Irlanda, con trattamento anche negli Stati Uniti) per i modelli di intelligenza artificiale di OctoAgent. Openapi.com (Italia) per l’invio di SMS. Better Stack (dati nella regione europea) per il monitoraggio tecnico. Meta per la piattaforma WhatsApp Business. Intercom (Irlanda e Stati Uniti) per la chat di supporto. Mailchimp Transactional e SparkPost (Stati Uniti e Unione europea) come servizi di invio email. Il servizio telefonico del modulo voce di OctoAgent è fornito da Vonage con un contratto intestato alla struttura.

I trasferimenti verso paesi fuori dall’Unione europea avvengono sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea, incluso il Data Privacy Framework per i fornitori certificati, oppure delle clausole contrattuali tipo, con le misure supplementari eventualmente necessarie. L’elenco aggiornato dei fornitori è nell’Allegato 3 del DPA.

11. Conservazione dei dati

Conserveremo i tuoi dati finché necessario per le finalità per cui sono stati raccolti. Potremmo conservare alcuni dati più a lungo per obblighi legali o per legittimi interessi, come la prevenzione delle frodi. L’interessato potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti previsti dal Regolamento UE.

I dati dell’account e della piattaforma sono conservati per la durata del contratto e fino a 30 giorni dalla cessazione, salvo gli obblighi di legge, per esempio sui documenti fiscali, e salvo cancellazione anticipata su richiesta. I dati inviati ai modelli di intelligenza artificiale di OctoAgent sono cancellati dal fornitore entro 30 giorni.

12. I tuoi diritti

In base alla legge applicabile, hai il diritto di accedere, rettificare o cancellare i tuoi dati personali, richiedere la limitazione del trattamento, opporti al trattamento attivo, richiedere la portabilità dei dati o ritirare il consenso al trattamento. Puoi esercitare questi diritti scrivendoci a legal@octorate.com.

13. Cookie e tecnologie di tracciamento

Per maggiori informazioni sull’uso dei cookie e delle tue opzioni di gestione, consulta la nostra Cookie Policy.

14. Sicurezza

Adottiamo misure di sicurezza ragionevoli per proteggere i tuoi dati, ma non possiamo garantire una sicurezza assoluta a causa dei rischi inerenti alla trasmissione dei dati online. Trasmetti le informazioni a tuo rischio.

15. Link a terze parti

Il nostro Servizio può contenere link ad altri siti non gestiti da noi. Questa Informativa non si applica a tali siti. Ti consigliamo di leggere le rispettive informative sulla privacy.

16. Modifiche all’Informativa Privacy

Questa Informativa sulla Privacy può subire modifiche nel tempo, anche connesse all’eventuale entrata in vigore di nuove normative di settore, all’aggiornamento o all’erogazione di nuovi servizi oppure a innovazioni tecnologiche. Ti invitiamo quindi a consultare periodicamente questa pagina.