Conexión iCal: la forma más fácil de compartir la disponibilidad de tu hotel.

iCal: ¿Qué es y para qué sirve?

iCalendar (o iCal, precisamente) es el formato universal utilizado tanto por muchos programas de correo electrónico y de calendario (entre ellos Microsoft Outlook, Google Calendar e iCal de Apple), como por las principales plataformas de reservas online (como las OTAs, Airbnb y plataformas alternativas a Airbnb).

iCalendar, iCal o ICS -si queremos utilizar algunas de las extensiones disponibles- es, por tanto, un formato de archivo particular cuya característica principal es la de contener detalles de los eventos que tienen lugar en determinadas fechas. En los hoteles, en la gestión de apartamentos turisticos y en el sector de la hostelería en general, los eventos en cuestión coinciden con las reservas.

Este formato te permite compartir la disponibilidad de tu propiedad con las plataformas de reserva online de forma automática.

Pero, ¿cómo funciona la conexión con iCal? Compartiendo la URL de un calendario con las plataformas de reserva en línea. De hecho, los portales acceden a ellos a intervalos regulares (y no muy frecuentes) para comprobar y actualizar la disponibilidad de los distintos establecimientos.

Ventajas y desventajas de la conexión con iCal

Como se ha mencionado en el párrafo anterior, la actualización a través de iCal tiene lugar a intervalos poco frecuentes (en algunos casos, puede incluso limitarse a un par de veces en un día).

Esto se debe al tiempo técnico que se tarda en pasar la información entre las plataformas interconectadas y que, al no poder obviarse ni reducirse, puede convertirse en la causa del overbooking, debido a los tiempos en los que no se actualiza la disponibilidad (lee el artículo sobre qué es un channel manager si no estás acostumbrado a un término como overbooking).

Además, la información que puede contener un archivo iCalendar es limitada, al igual que las funcionalidades de este tipo de conexión.

De hecho, sólo hemos hablado de una sincronización de la disponibilidad.

Esto significa que los precios y contenidos de los anuncios individuales en una plataforma como Booking.com o Airbnb, por ejemplo, todavía tienen que ser gestionados manualmente (a diferencia de las conexiones bidireccionales realizadas en XML, como el Channel Manager de Octorate).

Sin embargo, hay que tener en cuenta que la gestión de una conexión realizada a través de un archivo iCal es relativamente sencilla y, si se utiliza para conectar portales que no proporcionan un volumen excesivo de reservas y para los que sólo hay que transmitir una pequeña cantidad de información, la sincronización de tu calendario a través del formato ical sigue permitiendo reducir muchas de las tareas manuales asociadas a la actualización de la disponibilidad.

Por lo tanto, podemos definir la conexión iCal como un paso intermedio entre un proceso manual y una conexión API.

Además, el formato iCal es una alternativa válida que permite conectar al Channel Manager todos aquellos portales que actualmente no están conectados vía API o XML.

Cómo establecer una conexión iCal con Octorate

Con la conexión iCal, Octorate comprobará los datos ics relativos a las habitaciones de tu hotel, B&B, pensión o piso para asegurarse de que la información coincide con el portal: los datos se sincronizarán y, como resultado, se cerrarán las fechas que se hayan dejado abiertas incorrectamente, se sincronizarán las reservas y la disponibilidad.

¡En los detalles de las habitaciones individuales podrá encontrar el enlace para sincronizar tu calendario para ser insertado en el portal a vincular, y de la misma manera, podrás insertar el enlace proporcionado por el portal de reservas directamente en la sección Habitaciones/Apartamentos de la plataforma Octorate!

Preguntas más frecuentes

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