Rooming list per hotel: cos’è e come migliorarne la gestione

Rooming list: significato

Che cos’è

In ambito alberghiero la rooming list (o room list, traduzione in italiano di “lista delle prenotazioni”) è l’elenco dei componenti di una prenotazione di gruppo.

Una buona pratica, seguita da molti albergatori, è che la rooming list venga fatta compilare prima dell’arrivo in struttura degli ospiti, per esempio dal capogruppo o dal capofamiglia, oppure dall’agenzia di viaggi se si tratta di un viaggio organizzato. Chiedere agli ospiti di compilare anticipatamente la rooming list consente di avere un quadro completo del soggiorno.

Quali dati servono per la rooming list

Come abbiamo visto infatti, nella room list, oltre ai nominativi, sono presenti anche altre preziose informazioni sugli ospiti, come la suddivisione nelle stanze e altri dettagli.

Rooming list esempio

Un esempio di rooming list ideale comprende i seguenti dati:

• Nome e cognome degli ospiti, con un campo apposito per indicare chi è il capocomitiva
• L’email degli ospiti
• La tipologia di stanza, per esempio se si tratta di una singola, uno doppia, una matrimoniale e così via
• Il numero di stanza
• La data di arrivo e di partenza

A cosa serve

Una rooming list completata in anticipo, consentirà agli albergatori di pianificare efficacemente la suddivisione delle stanze, dettaglio particolarmente importante nei gruppi di grandi dimensioni, per non incorrere nel rischio di separare famiglie o gruppi di amici.

Gestire la rooming list al check-in

Come abbiamo visto, la rooming list è uno strumento di pianificazione importante, che se compilato prima dell’arrivo in struttura permette sia agli hoteliers che agli alloggiati di risparmiare tempo al momento del check-in (qui trovi il nostro articolo sui vantaggi del check-in automatico e del self check-in).

In questa fase infatti, oltre alla registrazione dei nominativi, l’adempimento della burocrazia online porta via tempo e può rivelarsi stressante per gli ospiti appena arrivati, influendo negativamente anche sull’esito delle attività di up-sell e cross-sell.

Online è possibile scaricare moltissimi modelli ideati per completare le rooming list, e molti hotel sono soliti utilizzare template Excel di rooming list, in modo che i capocomitiva possano compilarli e inviare il file al personale in reception. Tuttavia, la condivisione di questi file può determinare errori nella compilazione dei dati, col rischio di complicare un processo già farraginoso come è la registrazione al check-in.

Gestire la registrazione della rooming list con Octorate

Per non incorrere negli svantaggi di utilizzare un template da condividere con gli ospiti, una possibilità è affidare i processi gestionali della propria struttura al PMS di Octorate. Il nostro software gestionale, ideato per ottimizzare al meglio i processi della tua struttura, tra le sue funzionalità consente anche la gestione della rooming list e delle schedine relative alle prenotazioni di gruppo.

Una volta ricevuta la rooming list dall’agenzia di viaggio o dal tour operator, il personale potrà inserire nel software i nomi, le camere e altri dettagli prima dell’arrivo degli ospiti, per procedere direttamente alla compilazione delle schedine quando gli ospiti sono arrivati in hotel. Inoltre, è possibile procedere anche all’invio automatico delle schedine in questura, per agevolare ulteriormente il lavoro di registrazione.

La rooming list è uno strumento prezioso per gli albergatori, e la possibilità di compilarla in anticipo nel proprio PMS e di gestirla, insieme alle schedine alloggiati, in un’unica interfaccia, può rendere il check-in più semplice e veloce migliorando in modo esponenziale l’esperienza di soggiorno dei tuoi clienti (a tal proposito, scopri i 5 consigli per migliorare la guest experience – o esperienza di soggiorno- dei tuoi ospiti)

Scegliere il nostro PMS, ti consentirà di semplificare le procedure di registrazione dei gruppi, dandoti in un unico pannello una visione organizzata e completa degli ospiti presenti e della loro distribuzione, aumentando l’efficienza di gestione del tuo hotel.

Domande Frequenti

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