Rooming list para hotéis: o que é e como melhorar sua gestão

28 novembro 2022

Giulia Ciullini

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Vamos aprender o que é uma rooming list e quais são as ferramentas que podem ser usadas para melhorar a gestão do registo de grupos num hotel.

 

Rooming list: significado

O que é

Na hotelaria, a rooming list (ou ‘room list’) é a lista de hóspedes de uma reserva de grupo.

Uma boa prática, seguida por muitos hoteleiros, é fazer com que a rooming list seja preenchida antes da chegada dos hóspedes ao hotel, por exemplo, pelo chefe de grupo, ou pela agência de viagens, se for uma viagem organizada. Pedir aos hóspedes que preencham a lista de quartos com antecedência dá uma visão completa da estadia deles.

Quais dados são necessários para a rooming list

Além dos nomes, a rooming list também contém outras informações valiosas sobre os hóspedes, tais como a divisão em quartos ou outras necessidades especiais.

Um exemplo de uma rooming list ideal inclui os seguintes dados:

  • Nome e sobrenome dos hóspedes, com um campo especial para indicar quem é o organizador da viajem em grupo
  • O e-mail dos hóspedes
  • O tipo de quarto, por exemplo, se é individual, duplo, triplo e outros.
  • O número do quarto
  • A data de check-in e check-out

Para que serve

Uma rooming list preenchida com antecedência permitirá aos hoteleiros planificar efetivamente a divisão dos quartos, um detalhe que é particularmente importante no caso de grandes grupos, para não correr o risco de separar famílias ou grupos de amigos.

 

Gerenciar a rooming list durante o check-in

Como vimos, a rooming list é uma importante ferramenta de planejamento, que, se elaborada antes da chegada ao estabelecimento, permite tanto aos hoteleiros quanto aos hóspedes economizar tempo durante o check-in (a esse propósito, descubra as vantagens do nosso self check-in). De fato, nesse momento, o registro de nomes e o cumprimento das tarefas online é demorado e pode ser estressante para convidados recentemente chegados, o que também pode interferir negativamente nas operações de up-sell e cross-sell.

Existem diversos modelos disponíveis para download, que podem ser usados para completar as listas. Muitos hotéis usam a folha de cálculo para criar a rooming list, facilitando o envio das informações para a recepção.
Porém, compartilhar esses arquivos pode levar a erros na preenchimento dos dados, o que pode complicar um processo já difícil, como o registro de check-in.

 

Gerenciar o registro da Rooming list com o Octorate

Para evitar as desvantagens de usar um modelo a compartilhar com os hóspedes, uma opção é confiar os processos de gerenciamento da sua acomodação ao PMS do Octorate. Nosso software de gerenciamento, projetado para otimizar os processos da sua acomodação, entre suas funcionalidades também permite o gerenciamento da rooming list e dos dados sobre reservas de grupo.

Uma vez que os funcionários recebem a rooming list da agência de viagens ou operador turístico, eles podem digitar os nomes, quartos e outros detalhes no software antes da chegada dos hóspedes.

A rooming list é uma ferramenta indispensável para hoteleiros, e a capacidade de criá-la antecipadamente em seu PMS e administrá-la, em uma única interface, pode tornar o check-in mais rápido e fácil, melhorando significativamente a experiência de estadia de seus hóspedes.

Ao escolher o nosso PMS, você poderá facilitar o registro de grupos, tendo acesso a uma visão global e organizada dos hóspedes do hotel, o que irá aumentar a eficiência da gestão do seu hotel.

 

Perguntas mais frequentes

✅ O que é a rooming list?

A rooming list é a lista de nomes em uma reserva de grupo. Inclui também outros detalhes e é útil preenchê-la com antecedência a fim de planejar.

💻 Como gerenciar a rooming list durante o check-in?

Para acelerar o check-in, é aconselhável preencher a rooming list antes da chegada dos hóspedes. Online há muitos modelos de rooming list Excel que podem ser baixados, mas a desvantagem de compartilhar esses arquivos com os hóspedes é o risco de cometer erros e complicar o check-in na recepção do hotel.

🐙 Como gerenciar o registro da rooming list com o Octorate?

A fim de otimizar o gerenciamento da rooming list e os processos de registro de grupo, um aliado valioso é o PMS de Octorate, que lhe permite preencher a rooming list com antecedência e gerenciá-la em uma única interface. As vantagens? Otimize o gerenciamento do hotel, economize tempo e melhore a experiência do hóspede.

 

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