Rooming list para hoteles: qué es y cómo mejorar la gestión

28 noviembre 2022

Giulia Ciullini

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Descubramos juntos qué es una rooming list y con qué herramienta es posible optimizar el registro de los grupos en el front desk de un hotel.

 

Rooming list: significado

Qué es

En el ámbito hotelero, la rooming list (o room list, que en español sería, literalmente, “lista/listado de habitaciones”) es la relación de habitaciones de una reserva de grupo.

Una buena práctica, llevada a cabo por muchos hoteleros, es que la rooming list se cumplimente previa llegada al alojamiento de los huéspedes, por ejemplo, por la persona líder del grupo o cabeza de familia o por la agencia de viajes, en caso de tratarse de un viaje organizado. Solicitar a los huéspedes cumplimentar de forma anticipada la rooming list te permite tener una panorámica de la estancia.

Qué datos se necesitan para la rooming list

Como hemos visto, en la rooming list, además de los nombres, también es importante conocer otro tipo de información valiosa, como lo es la distribución por habitaciones y demás detalles.

Un ejemplo de rooming list ideal debería contener los siguientes datos:

  • Nombres y apellidos de los huéspedes, con un campo en el que se indique quien es el líder.
  • Dirección de correo electrónico de los huéspedes.
  • El tipo de habitación, por ejemplo, si es una sencilla, doble, matrimonial, etc.
  • Número de habitación.
  • Fecha de llegada y de salida.

Para qué sirve

Una rooming list cumplimentada con anticipación permitirá a los hoteleros planificar eficazmente la distribución de las habitaciones, un detalle particularmente importante en grupos de gran tamaño, de manera que se evite el riesgo de separar familias o grupos de amigos.

 

Gestionar la rooming list en el check-in

Como hemos visto, la rooming list es una herramienta de planificación importante que, si se cumplimenta previa llegada al alojamiento, permite tanto a hoteleros como huéspedes ahorrar tiempo a la hora del check-in (sobre este tema, te recomendamos leer nuestro artículo sobre las ventajas del check-in automatizado y el self check-in). En esta fase, de hecho, además de registrar a las personas, la cumplimentación del papeleo online requiere de tiempo y puede llegar a ser estresante para los huéspedes recién llegados, lo que podría influir de forma negativa también en los resultados de las estrategias de up-sell y cross-sell.

Puedes descargar una de entre las muchísimas plantillas disponibles en línea diseñadas para la cumplimentación de las rooming list, de hecho, muchos hoteles optan por utilizar plantillas en Excel de rooming list, de manera que los líderes del grupo las cumplimenten y envíen el archivo a la recepción. No obstante, este sistema de compartir archivos te expone a que el archivo cumplimentado contenga errores, con el riesgo de que se complique un proceso que ya de por sí es farragoso como lo es el check-in.

 

Gestionar el registro de la rooming list con Octorate

Para evitar exponerte a las desventajas de utilizar una plantilla para compartir con tus huéspedes, puedes confiar estos procesos de gestión de tu alojamiento al PMS de Octorate. Nuestro software de gestión, diseñado para la optimización de los procesos de tu alojamiento, entre sus tantas funcionalidades, también permite la gestión de las rooming list y de las fichas relativas a las reservas de grupo.

Una vez recibida la rooming list de la agencia de viaje o del turoperador, el personal podrá introducir en el software los nombres, las habitaciones y otros detalles antes de la llegada de los huéspedes, para proceder directamente a la cumplimentación de las fichas cuando estos hayan llegado al hotel. Además, puedes enviar automáticamente las fichas a la policía, para agilizar aún mas el proceso de registro.

La rooming list es una herramienta de enorme valor para los hoteleros, y la posibilidad de cumplimentarla de forma anticipada en su PMS y gestionarla junto a las fichas de alojamiento en una única interfaz, puede hacer el proceso de check-in mucho más sencillo y rápido, mejorando de forma exponencial la experiencia de estancia de tus clientes.

Elegir nuestro PMS te permitirá simplificar los procedimientos de registro de los grupos, dándote en un único panel una visión organizada y completa de los huéspedes presentes y de su distribución, aumentando la eficiencia de gestión de tu hotel.

 

Preguntas frecuentes

✅ ¿Qué es la rooming list?

La rooming list es la lista de nombres de una reserva de grupo. Suele incorporar otros detalles y es útil cumplimentarla de forma anticipada para planificar lo mejor posible el trabajo.

💻 ¿Cómo gestionar la rooming list en el check-in?

Para agilizar el proceso de check-in es recomendable cumplimentar la rooming list previa llegada de los huéspedes. Puedes descargar una de entre las muchísimas plantillas disponibles en línea diseñadas para la cumplimentación de las rooming list, pero este sistema de compartir archivos te expone a que el archivo cumplimentado contenga errores, con el riesgo de que se complique el registro en el front desk del hotel.

🐙 ¿Cómo gestionar el registro de la rooming list con Octorate?

Para optimizar la gestión de la rooming list y de los procedimientos de registro de grupos, puedes confiar estos procesos de gestión al PMS de Octorate, que te permite cumplimentarla de forma anticipada y gestionarla junto a las fichas de alojamiento en una única interfaz. ¿Cuáles son sus ventajas? Optimizar la gestión del hotel, ahorrar tiempo y mejorar la experiencia de estancia de los huéspedes.

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