Check-in automatizado: accedes a alojamiento de forma sencilla y segura

7 febrero 2022

Maddalena Mazzaferri

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En este artículo hablaremos del check-in automatizado o self check-in: primero te daremos una definición, luego destacaremos sus ventajas y desventajas y te propondremos una lista de software o programas que te pueden ser de utilidad, si decides aprovechar esta nueva oportunidad para tu negocio.

Check-in automatizado: ¿qué es, cuándo se usa y cómo funciona?

Podemos definir el check-in automatizado para hoteles, casas rurales o apartamentos turísticos como el conjunto de software y procesos que permiten al huésped acceder a la estructura de reservaciones, sin necesidad de que alguien del personal esté físicamente presente en el lugar para recibir a los clientes, darles las llaves de la habitación/apartamento turístico, solicitar sus documentos y brindarles información sobre la estructura y los servicios.

¿Cómo funciona un check-in automatizado?

Entre las múltiples posibilidades disponibles en el mercado, podemos imaginar una caja colocada junto a la puerta de entrada del alojamiento que contiene las llaves para abrir la puerta, que se puede abrir gracias a un código de seguridad comunicado previamente al huésped. De hecho, el huésped, habiendo recibido el código de acceso a través de su teléfono, simplemente tendrá que teclearlo para obtener las llaves.

¿Hacer el check-in automatizado tú mismo? En cierto modo, sí.

Detengámonos por un momento todas las objeciones sobre el trato humano que pierde todos los procesos de recepción relacionados con el sector de la Hostelería, aún no hemos llegado al momento de resaltar los lados positivos y negativos del check in automatizado. Por ahora, solo veamos como una oportunidad que, en algunos casos, puede facilitar el acceso de los huéspedes a las instalaciones.

¿En qué escenarios se utiliza un check-in automatizado?

Muchas veces se asocia con instalaciones como apartamentos turísticos o casas rurales que no tienen una Recepción real abierta las 24 horas del día, los 7 días de la semana, o que no tienen un miembro del personal disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana para ir al lugar y abrir el alojamiento a los huéspedes.

Sin embargo, los casos del check-in automatizado en el hotel no son comunes, para todos los hoteles que no tienen una Recepción abierta todo el día pero que aún desean encontrar una manera de recibir a los huéspedes incluso después del horario de recepción.

Ventajas y desventajas de un check-in automatizado

Retomemos inmediatamente la objeción anticipada en el punto anterior: una operación de check in automatizado te hace perder ese trato humano que normalmente caracteriza al mundo de la Hostelería. Y no es casualidad que la terminología utilizada en este sector siempre se refiera al concepto fundamental de recepción.

El riesgo y la desventaja del check-in automatizado es que el cliente no se sienta bienvenido en absoluto.

También es evidente que todo lo que está automatizado, por necesidad, no se puede personalizar. De esta forma, el huésped puede enfrentarse a una serie de mensajes y correos electrónicos preestablecidos que podrían darle la sensación de ser «uno entre muchos».

¿En qué escenario se utiliza un check-in automatizado?

Sin embargo, la tecnología ahora hace posible estar en contacto constante con el huésped para que se sienta bienvenido y cuidado. Además, hay casos en los que el huésped espera poder acelerar el check-in y acceder a su habitación lo más rápido posible. Por ejemplo, piensa en un empleado en un viaje de negocios que ha pasado todo el día afuera y solo desea un baño caliente y una cama para descansar.

¡Seguramente haber hecho ya las operaciones de check-in y haber recibido el código de acceso a través del teléfono solo puede hacerlo feliz!

O, de nuevo, piensa en todas las veces que se retrasa un avión: los huéspedes que debían llegar a las 4:00 p.m. de repente se ven obligados a hacer el check in después de la medianoche. En ese caso, poder convertir un check-in clásico en una operación automática solo puede ser una ventaja, ¡tanto para la instalación como para el huésped!

Además, en la situación de pandemia en la que nos encontramos, los procesos de check-in automatizado han contribuido a limitar el contacto entre las personas y garantizar una mayor seguridad en un momento histórico difícil que ha puesto de rodillas a sectores enteros, incluido el hotelero.

 

Self Check-in Octorate

¿Cómo puede Octorate ayudarte con el check-in automatizado?

Volvamos al caso descrito en el primer punto, el de la caja situada junto a la puerta de entrada del alojamiento que contiene las llaves para abrir la puerta y que puede abrirse con un código de seguridad que previamente ha sido comunicado al huésped. 

Bueno, la caja y el código de seguridad son cuestiones relativas al proveedor que elijas para gestionar el check-in automatizado (en el siguiente punto encontrarás el listado de los integrados con Octorate).

Sin embargo, Octorate juega un papel clave porque te permite personalizar el proceso de comunicación con el huésped.

Gracias a WebConcierge, de hecho, puedes crear plantillas para enviar a tus huéspedes, que contienen el código de acceso a la estructura, las reglas generales del apartamento turístico y también un mensaje personalizado para el huésped que, estamos de acuerdo, no será lo mismo como mirar a alguien a los ojos, ¡pero aun así hará que la comunicación sea menos aséptica!

Además, gracias al check-in rápido de Octorate tus huéspedes podrán introducir sus datos personales y subir fotos de sus documentos, para agilizar el proceso de registro y el envío de tarjetas de alojamiento.

Los mejores proveedores para el check-in automatizado de tu hotel o apartamento turístico

Como se mencionó, para aprovechar el check-in automatizado dentro de tus instalaciones, debes activar el servicio con una empresa externa que se ocupe exclusivamente de esto. Dentro de Octorate, podrás encontrar una lista de socios integrados que representan algunas de las mejores soluciones en 2022 para cerraduras inteligentes en tus instalaciones de hospitalidad, gracias a las cuales, puedes comenzar a configurar las cosas para habilitar el check in automatizado en tu hotel, apartamento turístico o casa rural. Estos son:

Preguntas frecuentes

🔑 ¿Qué es un check-in automatizado para alojamientos?

Un check-in automático para hoteles o apartamentos turísticos es el conjunto de software y procesos que permiten al huésped acceder a la propiedad reservada, sin necesidad de que alguien del personal esté físicamente presente en el lugar. 

🏨 ¿Para qué alojamientos es más útil el software de check-in automatizado?

Todos los alojamientos pueden beneficiarse del check-in automatizado: apartamentos turísticos, casas rurales, hoteles, hostales. No hay límites en el tamaño de la instalación para aquellos que buscan servicios tecnológicos de alta calidad.

🗓️ ¿En qué casos se utiliza entonces un auto check-in automatizado?

Muchas veces se asocia con estructuras como apartamentos turísticos o casas rurales que no tienen una recepción abierta las 24 horas del día, los 7 días de la semana, pero los casos de check-in automatizado en el hotel no son raros, para todos los hoteles que no tienen una recepción abierta todo el día.

🛑 ¿Necesitas un proveedor externo para tener un check-in automatizado?

Sí, debes activar el servicio con una empresa que se encargue de hacerlo. Octorate ofrece una serie de proveedores con los que puedes conectarte de forma cómoda y directa dentro de la plataforma. Estos son:

  • Chekin
  • Ok Home
  • Vikey
  • Keesy
  • Nuki
  • Ok Home
🚀 ¿Cómo puede ayudar Octorate con la experiencia de check-in de tus huéspedes?

Octorate te permite personalizar tu proceso de comunicación con tus huéspedes. Podrás crear plantillas para enviar a tus huéspedes y, gracias al check-in Rápido, podrás agilizar el registro de huéspedes y el envío de tarjetas de alojamiento.

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