PMS hoteles: 6 características de el mejor pms hotelero
23 marzo 2023
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¿Qué es un PMS hoteles? El Property Management System, más conocido por su acrónimo PMS hotelero, es un sistema de gestión de propiedades nacido en los años ochenta como herramienta para la gestión de las tarifas y de las reservas, el cual evolucionó con el paso de los años para responder a las exigencias de la digitalización en las que se ha embarcado el sector de la hostelería en el ámbito de los procesos de gestión hotelera. En el mercado existen muchísimas soluciones, que responden a funciones específicas. Pero ¿cuáles son las principales características que cada Property Management System debería tener? En este artículo explicamos qué hace un PMS y resumimos sus 6 características principales.
Índice de contenidos
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Antes de conocer las funciones de un Property Management System y las ventajas que puede aportar a la gestión de un hotel o casa de alquiler, aclaremos: ¿Qué es un PMS hoteles? ¿Qué significa Property Management System?
Como ya lo anticipamos, Property Management System o PMS hoteles significa “sistema de gestión de las propiedades”.
¿Qué es un PMS hoteles?
Se trata de un software a través del cual los hoteleros y propietarios de otro tipo de alojamientos extrahoteleros, pueden gestionar – y optimizar – aspectos como la facturación y la contabilidad, la gestión de las reservas, los procesos de check-in y check-out, las actividades relacionadas con el housekeeping como la limpieza y manutención y otras actividades administrativas o de gestión.
El PMS hoteles es, por tanto, una herramienta muy útil para los hoteleros y todo el staff que se encarga de la gestión de un alojamiento. Conoce cómo los diferentes tipos de tarifas de un hotel pueden ser gestionadas eficientemente a través de un sistema PMS.
Para entender cómo un aparthotel puede beneficiarse de un sistema PMS, descubre que es apartahotel.
- Channel Manager,
- Booking Engine,
- Sistema de gestión de Pagos,
- Sistema de gestión de Ingresos.
Veamos qué hace un PMS hotelero y de qué manera puede ayudar a los hoteleros en la gestión hotelera.
Gestión de la facturación
El PMS hoteles, junto a un sistema de gestión de pagos integrado con las mejores pasarelas de pago del mercado, permite recibir y registrar pagos seguros y veloces, cumplir con la gestión de la facturación electrónica y los cobros.
La ventaja de un Property Management System integrado con un sistema de gestión de los pagos es que el sistema de pago permite aceptar los pagos electrónicos y el PMS hoteles integra tales pagos en los procesos operacionales y fiscales de tu alojamiento. De este modo, también los tiempos de check out se reducen.
Gestión de la estrategia tarifaria
La integración entre un Property Management System y un sistema de gestión de los ingresos (o Revenue management system) desempeña una función muy importante en la estrategia tarifaria de un hotel, porque los datos extrapolados del PMS, como la disponibilidad, las reservas, la tasa de ocupación, son variables fundamentales para la elaboración de las previsiones y de los análisis de sistemas de Revenue management.
Sin una integración de este tipo, los datos apenas enumerados se introducen manualmente en el RMS.
Teniendo esto en cuenta, por tanto, la integración entre un PMS y un RMS es una herramienta válida para maximizar las ganancias a través de una gestión de la estrategia tarifaria automática y dinámica.
Gestión de las actividades de housekeeping
El Property Management System es un software que puede optimizar también las actividades de limpieza del hotel y su manutención, ¿cómo?
Es posible planificar las actividades de limpieza y manutención y asignarlas al staff (por ejemplo, asignar a un determinado miembro del personal el cambio de las sábanas), añadir notas sobre las actividades y verificar el estado de las tareas asignadas de manera que sepas siempre en tiempo real cuándo se finalizan, por ejemplo, si una habitación está lista para acoger huéspedes.
Gestión del Check in hotel
El Property Management System también sirve de apoyo en lo que respecta al check in, ya que permite realizar automáticamente operaciones como el envío de formularios estatales y de hojas de registro.
Esta función es útil para hacer los check in más sencillos, pero hacen más eficaces aquellos casos de check in que son particularmente consumidoras de tiempo como, por ejemplo, acoger grupos, que implica actividades preliminares como la gestión de las rooming list.
Conexión con Channel Manager
Conexión con el Booking Engine
El Booking Engine permite recibir y gestionar reservas directas directamente en el sitio web de tu hotel o casa de alquiler, con la ventaja de obtener reservas desvinculadas por las comisiones de las OTA y tener mayor acceso a los datos de los usuarios.
La integración entre un Booking Engine y un Property Management System, permite tener el control total sobre el flujo de reservas.
Los Property Management System hoy día más difundidos se pueden dividir en 2 categorías:
- PMS de escritorio
- PMS en la nube
PMS de escritorio
El PMS hoteles de escritorio, se define así porque se instala en un ordenador (o más de uno) utilizado para la gestión del alojamiento.
El PMS de escritorio es un tipo de gestión hotelera ya datada y superada, ya que los primeros PMS requerían la instalación del software en local.
PMS en la nube
El PMS hoteles en la nube (cloud) es el mejor property management system existente, porque puede ser gestionado totalmente online y es accesible desde cualquier dispositivo (ordenador, smartphone, tablet), o sea, cualquier parte.
¿Cuáles son las ventajas del PMS en la nube?
Las ventajas de un PMS en la nube (cloud) son múltiples. Antes que nada, este tipo de Property Management System no requiere invertir en hardware de gran rendimiento y costoso. De hecho, para usarlo solo necesitas de una conexión a internet.
Justamente por estas características, además, el PMS en la nube (cloud) responde a las exigencias de un mundo de la hostelería cada vez más digitalizado, porque permite a los hoteleros acceder en cualquier momento y desde varios dispositivos.
Por último, permite optimizar el despliegue de personal, ya que puede ser gestionado por varias personas.
Como hemos visto, el PMS hotelero es una herramienta cuyas funciones son estratégicas para maximizar el rendimiento de un hotel o de otros tipos de alojamiento.
El PMS de Octorate es un software completo que puede ayudarte a optimizar muchísimos procesos operacionales y de gestión de tu alojamiento.
💡PMS hotel significado: ¿Qué es el PMS de un hotel?
Por PMS (PMS hoteles) se entiende “Property Management System”.
🟩 ¿Qué es un PMS y para qué sirve?
Se trata de un software a través del cual los hoteleros y propietarios de otro tipo de alojamientos extrahoteleros, pueden gestionar – y optimizar – aspectos como la facturación y la contabilidad, la gestión de las reservas, los procesos de check-in y check-out, las actividades relacionadas con el housekeeping como la limpieza y manutención y otras actividades administrativas o de gestión.
💫 ¿Cuáles son las características del mejor PMS hoteles?
Como hemos visto, el Property Management System puede asumir múltiples funciones. Para que sus potencialidades se aprovechen al máximo, lo ideal es utilizar un PMS hoteles integrable con el resto de herramientas de gestión hotelera, entre ellas:
- Channel Manager,
- Booking Engine,
- Sistema de gestión de Pagos,
- Sistema de gestión de Ingresos.
🚀 ¿Cuáles son los tipos de PMS?
Los PMS hoteles pueden ser de escritorio o en la nube.
- El PMS de escritorio, se define así porque se instala en un ordenador (o más de uno) utilizado para la gestión del alojamiento.
- El PMS en la nube (cloud) es el mejor property management system existente, porque puede ser gestionado totalmente online y es accesible desde cualquier dispositivo (ordenador, smartphone, tablet), o sea, cualquier parte.
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Giulia Ciullini
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