Property Management System: quali sono le caratteristiche dei migliori PMS hotel

Property Management System: significato

Prima di scoprire quali sono le funzionalità di un Property Management System, e quali vantaggi può portare nella gestione di un hotel o casa vacanza, chiariamo: cos’è un PMS? Qual è il significato di Property Management System?

Come anticipato Property Management System significa “sistema di gestione delle proprietà”.

Cos’è un PMS hotel?

Si tratta di un software attraverso cui gli albergatori e i proprietari di altri tipi di strutture extralberghiere, possono gestire – e ottimizzare- aspetti come la fatturazione e la contabilità, la gestione delle prenotazioni, le procedure di check in e check out, le attività relative all’housekeeping come la pulizia e la manutenzione, e altre attività amministrative o di gestione.

Il PMS alberghiero è quindi uno strumento utilissimo per gli albergatori e per tutto lo staff coinvolto nella gestione delle strutture ricettive.

Cosa fa un PMS hotel?

Come abbiamo visto, il Property Management System può assolvere molteplici funzioni. Perchè le sue potenzialità siano sfruttate al meglio, l’ideale è utilizzare un PMS integrabile con gli altri tool di gestione alberghiera, tra i quali:

• Channel Manager,
• Booking Engine,
• Sistema di gestione dei pagamenti,
• Sistema di gestione della Revenue.

Vediamo cosa fa un PMS e in che modo può supportare gli albergatori nella gestione alberghiera.

Gestione della fatturazione

Il Property Management System, affiancato ad un sistema di gestione dei pagamenti integrato con i gateway di pagamento migliori del mercato, consente di ricevere e registrare pagamenti sicuri e veloci, adempiere alla gestione della fatturazione elettronica e degli incassi.

Il vantaggio di un PMS hotel integrato con un sistema di gestione dei pagamenti è che il sistema di pagamento consente di accettare i pagamenti digitali e il PMS hotel integra tali pagamenti nei processi operativi e fiscali della struttura ricettiva. In questo modo anche le tempistiche di check out vengono ridotte.

Gestione della strategia tariffaria

L’integrazione tra un Property Management System e un sistema di gestione della Revenue (o Revenue management system) svolge una funzione molto importante nella strategia tariffaria di un hotel, perchè i dati estrapolati dal PMS, come le disponibilità, le prenotazioni, il tasso di occupazione, sono variabili fondamentali per l’elaborazione delle previsioni e delle analisi dei sistemi di Revenue management.

Senza un’integrazione di questo tipo, i dati appena elencati vanno inseriti manualmente nell’RMS.

Alla luce di ciò, quindi, l’integrazione tra un PMS hotel e un RMS è un valido strumento per massimizzare i profitti attraverso una gestione della strategia tariffaria automatica e dinamica.

Gestione delle attività di housekeeping

Il Property Management System è un software che può ottimizzare anche le attività di pulizia dell’hotel e di manutenzione. In che modo?

E’ possibile pianificare le attività di pulizia e manutenzione e assegnarle allo staff (per esempio assegnare a un membro del personale il cambio delle lenzuola), aggiungere note sulle attività e verificare lo stato dei task assegnati in modo da sapere sempre in tempo reale quando sono completati, per esempio se una stanza è pronta per accogliere gli ospiti.

Gestione del Check in hotel

Questa funzionalità sono utili nei check in più semplici ma diventano ancora più efficaci nei casi di check in particolarmente time – consuming, come per esempio l’accoglienza dei guppi, che comporta attività preliminari come la gestione delle rooming list.

Connessione con Channel Manager

Utilizzare un Channel Manager è ormai imprescindibile per chi opera nell’hospitality. La connessione tra questi 2 tool consente di gestire sinergicamente le disponibilità, le prenotazioni, le cancellazioni e le tariffe sulle OTA. Per esempio  le prenotazioni ricevute su Booking, Expedia o altre OTA, vengono aggiornate automaticamente dal Channel Manager sul PMS. Utile, soprattutto se la tua struttura ricettiva è presente su diversi canali di vendita online e si vogliono evitare spiacevoli overbooking.

Connessione con il Booking Engine

Il Booking Engine consente di ricevere e gestire prenotazioni dirette direttamente sul sito web del proprio hotel o casa vacanza, con il vantaggio di ottenere prenotazioni svincolate dalle commissioni delle OTA e avere maggiore accesso ai dati degli utenti.

L’integrazione tra un Booking Engine e un Property Management System, permette di avere il totale controllo sul flusso delle prenotazioni.

Tipologie di pms hotel

I Property Management System ad oggi più diffusi possono essere suddivisi in 2 categorie:

• PMS in locale
• PMS in cloud

PMS hotel in locale

Il PMS in locale, è così definito perchè viene installato su un computer (o più di uno) utilizzato per la gestione della struttura ricettiva.

Il PMS in locale è un tipo di gestionale alberghiero ormai datato e superato, in quanto storicamente, erano i primi PMS che richiedevano l’installazione del software on site.

PMS hotel in cloud

Il PMS in cloud è il migliore property management system esistente, perchè essendo gestito totalmente online è accessibile da qualunque dispositivo (computer, smartphone, tablet) ovunque.

Quali sono i vantaggi del PMS in cloud?

I vantaggi di un PMS hotel in cloud sono molteplici. Prima di tutto, questo tipo di Property Management System non rende necessario investire in hardware performanti e costosi. Infatti, per utilizzarlo è sufficiente una connessione internet.

Proprio per questa caratteristica inoltre, il PMS in cloud risponde alle esigenze di un mondo dell’hospitality sempre più digitalizzato, perchè consente agli albergatori di accedervi in qualsiasi momento e da più dispositivi.

Infine, consente di ottimizzare l’impiego dello staff, perchè può essere gestito da più persone.

Come abbiamo visto, il PMS hotel è uno strumento le cui funzionalità sono strategiche per massimizzare il rendimento di un hotel o di altri tipi di strutture ricettive.

Il PMS di Octorate è un software completo che può aiutarti a ottimizzare tantissimi processi operativi e di gestione della tua struttura.

Domande frequenti

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