Check-in automatico: accedi in hotel e in appartamento in modo semplice e sicuro

Check-in automatico: cos’è, quando si usa e come funziona?

Possiamo definire il Check-in automatico per hotel, bed&breakfast o appartamenti come l’insieme dei software e di processi che consentono all’ospite di accedere alla struttura prenotata, senza necessità che qualcuno dello staff sia fisicamente presente sul posto per accogliere i clienti, dare loro le chiavi della camera/appartamento, richiedere loro i documenti fornire loro informazioni sulla struttura e sui servizi. 

Come funziona un check-in automatico?

Tra le tante possibilità disponibili sul mercato, possiamo immaginare una cassetta apposta accanto alla porta di ingresso dell’alloggio contenente le chiavi per aprire la porta, la quale potrà essere aperta grazie a un codice di sicurezza precedentemente comunicato all’ospite. Il cliente infatti, avendo ricevuto il codice di accesso tramite smartphone, dovrà semplicemente digitarlo per ottenere le chiavi.

Un check-in fai-da-te? In un certo senso sì.

Fermiamo per un attimo tutte le obiezioni sul tratto umano che perdono tutti i processi di accoglienza legati al settore dell’Hospitality, non siamo ancora giunti al momento di evidenziare lati positivi e negativi del self-check in. Per il momento, limitiamoci a vederla come un’opportunità che, in alcuni casi, può rendere più fluido l’accesso degli ospiti in struttura.

In che casi si usa un self check-in automatico?

Molto spesso viene associata a strutture come Case Vacanze o B&B che non hanno una vera e propria Reception aperta 24/7 oppure che non hanno un membro dello staff disponibile 24/07 a recarsi sul posto per aprire l’alloggio agli ospiti.

Tuttavia, non sono rari i casi di self check-in hotel, per tutti gli Hotel che non hanno una Reception aperta tutto il giorno ma che vogliono comunque trovare un modo di accogliere gli ospiti anche oltre l’orario di ricevimento.

Vantaggi e svantaggi di un check-in automatico

Riprendiamo subito l’obiezione anticipata nel punto precedente: un’operazione di self-check in fa perdere un po’ quel tratto umano che di norma caratterizza il mondo dell’Hospitality. E non a caso la terminologia stessa usata in questo settore rimanda sempre al concetto fondamentale di accoglienza (basti pensare alla parola Reception, che significa, appunto, Ricevimento).

Il rischio e lo svantaggio del self-check in è che il cliente non abbia affatto la sensazione di sentirsi accolto.

Va da sé, inoltre, che tutto ciò che è automatico, per forza di cose, non può essere personalizzato. Di conseguenza l’ospite potrebbe trovarsi di fronte a una serie di messaggi e mail preimpostate che potrebbero dargli la sensazione di essere “uno dei tanti”. Far trovare all’interno della camera un biglietto di benvenuto può aiutare a far sentire l’ospite ben accolto. 

In che casi si usa un self check-in automatico?

O ancora, pensiamo a tutte le volte che un aereo è in ritardo: clienti che dovevano arrivare alle 4 del pomeriggio, improvvisamente sono costretti a fare il check-in dopo mezzanotte. In quel caso, poter convertire un check-in classico in un’operazione automatica può essere solo un vantaggio, sia per la struttura che per l’ospite!

Inoltre, nella situazione legata alla pandemia in cui ci troviamo, i processi di self check-in hanno contribuito a limitare i contatti tra persone e a garantire maggior sicurezza in un momento storico di per sé difficile, che ha messo in ginocchio settori interi, tra cui quello della hotellerie.

Come può aiutarti Octorate con il check-in automatico?

Ritorniamo al caso descritto nel primo punto, quello della cassetta apposta accanto alla porta di ingresso dell’alloggio contenente le chiavi per aprire la porta e che può essere aperta con un codice di sicurezza che dovrà essere stato precedentemente comunicato all’ospite.

Bene, la cassetta e il codice di sicurezza sono temi riguardanti il provider scelto per gestire il self check-in (nel prossimo punto, troverai la lista di quelli integrati con Octorate).

Octorate però gioca un ruolo fondamentale perché ti permette di personalizzare il processo di comunicazione con l’ospite.

Grazie al WebConcierge, infatti, potrai creare dei template da inviare ai tuoi ospiti, contenenti il codice di accesso alla struttura, le regole generali dell’appartamento e anche un messaggio personalizzato per l’ospite che, siamo d’accordo, non sarà la stessa cosa che guardare qualcuno negli occhi, ma renderà comunque meno asettica la comunicazione!

Inoltre, grazie al Fast check-in di Octorate (attenzione Fast, non Smart) i tuoi ospiti potranno inserire i loro dati anagrafici e caricare le foto dei loro documenti, così da velocizzare le operazioni di registrazione e di invio delle schedine alloggiati.

Migliori provider per il self check-in del tuo hotel o appartamento

Come detto, per usufruire di un check-in automatico all’interno della tua struttura è necessario attivare il servizio con un’azienda terza che si occupa esclusivamente di questo. All’interno di Octorate, potrai trovare una lista di partner integrati che rappresentano alcune delle migliori soluzioni nel 2022 per le serrature smart della tua struttura ricettiva, grazie ai quali potrai iniziare a predisporre il tutto per attivare il check in automatico per il tuo Hotel, appartamento o B&B. Ovvero:

•  Chekin
•  OK Home
•  Vikey
•  Nuki
• Chiavistello.it

Domande Frequenti

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