Biglietto di benvenuto in Hotel e appartamento: 3 utili consigli per scriverlo nel migliore dei modi

18 Marzo 2022

Maddalena Mazzaferri

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Hai mai pensato di scrivere un biglietto di benvenuto in hotel o nella tua casa vacanze e di lasciarlo nella camera del tuo ospite per dargli un caloroso benvenuto con un messaggio che scalda sempre il cuore? Oggi andremo a vedere quali sono le migliori frasi di benvenuto per ospiti assieme a tre consigli pratici su come realizzare la migliore lettera di benvenuto possibile per i tuoi ospiti. Alla fine dell’articolo, inoltre, ti abbiamo lasciato un template realizzato dal nostro Team che potrai utilizzare in ogni occasione per rendere unica l’esperienza di soggiorno dei tuoi ospiti! Ti basterà scaricarlo e compilarlo con i tuoi dati per utilizzarlo tutte le volte che vuoi!

Cos’è e a cosa serve un biglietto di benvenuto in hotel o appartamento?

Un biglietto di benvenuto in hotel o in appartamento per gli ospiti è un documento scritto dal gestore/proprietario (o dal suo team) che ha l’obiettivo di accogliere l’ospite appena arrivato e che soggiornerà nella sua struttura. Al suo interno oltre alle frasi di benvenuto per gli ospiti, si possono trovare spesso informazioni e dettagli importanti (e che analizzeremo più avanti in questo articolo).

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Vantaggi nell’usare una lettera di benvenuto

Uno dei vantaggi maggiori costituiti da una lettera di benvenuto per gli ospiti del tuo hotel o casa vacanze è che ti dà la possibilità di “parlare” con il cliente in modo non invadente. Anche per questo, una lettera di benvenuto rappresenta una cosa che non può mancare in una casa vacanze e, allo stesso tempo, è anche un elemento imprescindibile per capire come arredare una casa vacanze.

Immagina l’ospite sdraiato sul letto, senza scarpe, mentre legge il tuo biglietto in tutto relax: gli stai trasmettendo informazioni utili senza doverlo fare di persona, perdendo così tanto tempo e rischiando, magari, di innervosirlo ascoltandoti parlare così tanto.

Uno dei possibili pericoli, invece, potrebbe essere quello che il cliente ignori la lettera e non legga informazioni importanti o, peggio, che si possa annoiare e non arrivare nemmeno alla fine.

Per questo motivo – aldilà delle frasi di benvenuto – è molto importante che, al fine di scrivere la migliore lettera di accoglienza possibile, il tuo biglietto:

  • Non sia troppo lungo
  • Sia personalizzato con il nome dell’ospite
  • Contenga immagini o icone
  • Contenga informazioni utili per te e per il tuo cliente

Frasi di benvenuto per ospiti: 3 consigli pratici

Ora che sai cos’è, a cosa serve, e cosa inserire nel tuo biglietto di benvenuto per gli ospiti del tuo hotel o appartamento, andiamo a vedere gli aspetti e i contenuti che non possono assolutamente mancare. Dopo i nostri tre consigli, ti forniremo anche un template gratuito e personalizzabile, in modo che tu possa scaricarlo e utilizzarlo con i tuoi ospiti in ogni circostanza.

Incipit e conclusione ad hoc e personalizzati

Come prima cosa, non devi assolutamente dimenticarti di inserire un messaggio iniziale per accogliere al meglio il nuovo arrivato, magari con una menzione del viaggio che ha fatto per raggiungere la tua struttura.

Questo è un ottimo modo affinché il cliente si senta importante, accolto e coccolato.

Puoi anche personalizzare il messaggio con qualche dettaglio che conosci su di lui/lei (ad esempio se sai che è il suo compleanno o anche se è lì per lavoro) e, fondamentale, non dimenticare mai di chiamarlo per nome!

Allo stesso modo, chiudi sempre il tuo biglietto di benvenuto augurando all’ospite un buon soggiorno e confermando che possono sempre contare su di te per tutto ciò di cui hanno bisogno. Se puoi – anche se il messaggio può essere scritto dal computer – metti la tua firma a mano. È un piccolo dettaglio, ma sappiamo già che sono questi a fare la differenza .

Inserisci il regolamento della struttura

L’obbiettivo di un biglietto di benvenuto, quindi, è far sentire il cliente a casa, ma anche quello di ricordargli che non è a casa sua!

Se vuoi fare in modo che le regole dell’abitazione e dei suoi servizi vengano rispettati, l’unico modo che hai è quello di includere nel tuo biglietto un regolamento chiaro e preciso. Fidati, non apparirai rigido. E anzi, il tuo ospite apprezzerà la tua professionalità e organizzazione.

Per questo motivo, nella tua lettera di benvenuto ricorda al tuo ospite informazioni come:

  • Password Wi-Fi
  • Orari della colazione e del check-out
  • Se ci sono più cuscini nell’armadio
  • Se ci sono servizi specifici

Inoltre, cerca di anticipare i problemi più comuni e presenta i tuoi servizi come la soluzione diretta ad essi (ad esempio: “Hai fame?“, “Il nostro ristorante è al tuo servizio per soddisfare…”).

Luoghi d’interesse e contatti

Cosa c’è qui vicino?”

È una frase che i clienti chiedono quasi sempre appena arrivano, che presto, spesso, viene dimenticata quasi subito. Ognuno ha un telefono cellulare con una connessione a Internet per poter cercare i luoghi di interesse, ma immagina quanto tempo il tuo ospite può risparmiare se gli lasci un elenco di negozi e ristoranti consigliati.

Infine, non dimenticare di specificare come l’ospite può contattarti durante il soggiorno e dopo, e come può lasciare commenti sulla sua esperienza. (se non lo sai, scopri come le recensioni Airbnb possono influenzare la visibilità dei tuoi appartamenti su questa piattaforma)

Non dimenticare che questa lettera è solo un piccolo passo per rendere speciale il soggiorno del tuo cliente! Potresti scoprire che un biglietto di benvenuto abbia raggiunto il suo scopo anche mesi dopo, quando il cliente prenoterà di nuovo un soggiorno da te!

Scarica il template gratis

Domande frequenti

✍️ Cos'è un biglietto di benvenuto in hotel e in appartamento?

Un biglietto di benvenuto in hotel o in appartamento per gli ospiti è un documento scritto dal gestore/proprietario (o dal suo team) che ha l’obiettivo di accogliere l’ospite appena arrivato e che soggiornerà nella sua struttura. Al suo interno oltre alle frasi di benvenuto per gli ospiti, si possono trovare spesso informazioni e dettagli importanti come:

  • Password del wi-fi
  • Orari di check-out e colazione
  • Servizi specifici ulteriori
  • Contatti del gestore/proprietario
  • Luoghi di interesse da visitare vicino la struttura
🎯 Quali sono i vantaggi nell'accogliere un ospite con una lettera di benvenuto?

Uno dei vantaggi maggiori costituiti da una lettera di benvenuto è che ti dà la possibilità di “parlare” con il cliente in modo non invadente e senza farlo di persona. alcuni consigli per evitare che il cliente non venga annoiato dalla tua lettera, sono che questa:

  • Non sia troppo lunga
  • Sia personalizzata con il nome dell’ospite
  • Contenga immagini o icone
  • Contenga informazioni utili per te e per il tuo cliente
✅ Quali sono le migliori frasi di benvenuto per gli ospiti di un hotel o di un appartamento?
  • Incipit e conclusione personalizzati  – non dimenticare mai di chiamare il tuo cliente per nome e aggiungi all’inizio una menzione al viaggio che lo ha fatto arrivare nella tua struttura.
  • Inserisci il regolamento della struttura – L’obbiettivo di un biglietto di benvenuto è far sentire il cliente a casa, ma anche quello di ricordargli che non è a casa sua! Per questo motivo, nella tua lettera di benvenuto, ricorda al tuo ospite informazioni come password Wi-Fi, orari della colazione e del check-out, se ci sono servizi specifici.
  • Luoghi d’interesse e contatti – Immagina quanto tempo il tuo ospite può risparmiare se gli lasci un elenco di negozi e ristoranti consigliati! Inoltre, non dimenticare di specificare come l’ospite può contattarti durante il soggiorno e dopo, e come può lasciare commenti sulla sua esperienza.

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