Hotel Rooming List: co to jest i jak ją ulepszyć

Rooming list: znaczenie

Co to jest

W branży hotelarskiej, rooming list to nic innego jak spis elementów rezerwacji grupowych.

Dobrą praktyką, stosowaną przez wielu hotelarzy, jest wypełnianie tzw. rooming list przed przyjazdem gości do hotelu, na przykład przez organizatora wycieczki lub przez biuro podróży, jeżeli jest to wycieczka z przewodnikiem.
Poproszenie gości o wcześniejsze wypełnienie listy miejsc noclegowych pozwala kierownictwu hotelu uzyskać pełny obraz pobytu.

Dane rooming list

Roomink list zawiera nie tylko imiona i nazwyska gości, ale takze inne cenne informacje, takie jak przydział pokoi czy zgłaszanie specjalnych potrzeb.

Idealny przykład ‘rooming list’ zawiera następujące informacje:

• Imię i nazwisko gości, z dodatkowym polem do zaznaczenia, kto jest przewodnikiem wycieczki
• E-mail gości
• Rodzaj pokoju, np. czy jest to pokój jednoosobowy, bliźniaczy, dwuosobowy itd.
• Numer pokoju
• Daty zameldowania i wymeldowania

Do czego służy

‘Rooming list’ wypełniona z wyprzedzeniem umożliwi hotelarzom efektywne zaplanowanie przydziału pokoi, co jest istotnym szczegółem w przypadku dużych grup, aby uniknąć ryzyka rozdzielenia rodzin lub grup znajomych.

Zarządzanie rooming list podczas zameldowania

Rooming list jest więc cennym narzędziem planowania, które – jeśli zostanie wypełnione przed przyjazdem do hotelu – pozwala zarówno hotelarzom, jak i gościom zaoszczędzić czas podczas meldowania (na ten temat przeczytaj nasz artykuł o zaletach automatycznego i samodzielnego meldowania). Na tym etapie, oprócz rejestracji nazwisk, czasochłonne jest dopełnienie biurokracji online. Może to być stresujące dla nowo przybyłych gości, a także negatywnie wpłynąć na wyniki działań up-sell i cross-sell.
Można pobrać wiele szablonów przeznaczonych do tworzenia rooming list dla gości, a wiele hoteli wykorzystuje w tym celu program Excel, aby organizatorzy podróży mogli je wypełnić i wysłać plik do pracowników recepcji.
Udostępnianie tych plików może jednak prowadzić do błędów przy wypełnianiu danych, co z kolei może zagmatwać i tak już skomplikowany proces, jakim jest zameldowanie.

Zarządzanie rejestracją rooming list za pomocą Octorate

Jednym ze sposobów na uniknięcie niedogodności związanych z używaniem szablonu współdzielonego z gośćmi jest powierzenie procesów zarządzania twoim zakwaterowaniem systemowi Octorate PMS. Nasze oprogramowanie do zarządzania, zaprojektowane z myślą o optymalizacji procesów zakwaterowania, umożliwia między innymi zarządzanie rooming listami i rezerwacjami grupowymi.

Po otrzymaniu rooming listy od biura podróży lub organizatora wycieczki, personel może wprowadzić nazwiska, pokoje i inne szczegóły do oprogramowania przed przybyciem gości.

Rooming list to wyjątkowe narzędzie dla hotelarzy. Wypełnienie jej z wyprzedzeniem w systemie PMS i zarządzanie nią za pomocą jednego interfejsu może ułatwić i przyspieszyć odprawę gości, a także znacznie poprawić ich wrażenia z pobytu.

Wybierając nasz system PMS, uprościsz procedury rejestracji grup, dając ci możliwość wglądu do danych gości i ich przydziału, co zwiększy efektywność zarządzania hotelem.

Najczęściej zadawane pytania

Udostępnij artykuł w mediach społecznościowych: