Qué es SES Hospedajes: Guía completa 2024

Qué es SES Hospedajes

SES Hospedajes es una innovadora plataforma en línea desarrollada por el Ministerio del Interior de España. Su creación responde a la necesidad de cumplir con los requisitos establecidos en el Real Decreto 933/2021, del 26 de octubre.

Este sistema revoluciona la forma en que las personas físicas y jurídicas, dedicadas a actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor en España, gestionan sus obligaciones de registro documental e información.

El principal objetivo de SES Hospedajes es elevar los estándares de seguridad y transparencia en el sector de la hostelería y el alquiler de vehículos. Lo logra proporcionando un método estandarizado y eficiente para la recopilación y transmisión de datos requeridos por las autoridades españolas.

Esta plataforma, conocida también como SES.Hospedajes, se ha convertido en una herramienta indispensable para todos los operadores del sector turístico en España, marcando un antes y un después en la gestión de la información en este ámbito.

Plazos y período de adaptación de SES Hospedajes

La implementación de SES.Hospedajes ha sido un proceso gradual y cuidadosamente planificado. El sistema inició sus operaciones el 2 de enero de 2023, marcando el comienzo de una nueva era en la gestión de datos turísticos en España.

Inicialmente, se estableció un período de adaptación que se extendería hasta el 2 de junio de 2023, pensando en dar tiempo suficiente a los operadores para familiarizarse con el nuevo sistema.

Sin embargo, reconociendo la complejidad del cambio y la necesidad de una transición suave, el Ministerio del Interior ha realizado ajustes en el cronograma:

• Primera extensión: hasta el 31 de enero de 2024.
• Segunda extensión: hasta el 1 de octubre de 2024.
• Tercera y última extensión: hasta el 2 de diciembre de 2024, cuando el uso de SES Hospedajes será obligatorio para todas las propiedades turísticas en España, incluidos aquellos que ofrecen alquiler vacacional.

Estas decisiones reflejan el compromiso del Ministerio con una implementación exitosa y sin contratiempos.

Métodos alternativos durante la adaptación a SES Hospedaje

Estos métodos permiten a los establecimientos cumplir con sus obligaciones mientras se adaptan al nuevo sistema SES.Hospedaje.
Las alternativas incluyen:

• Presentación directa o por correo a las autoridades policiales.
• Transmisión de la información por fax a la Comisaría de Policía o Comandancia de la Guardia Civil.
• Entrega de soportes magnéticos en las dependencias policiales con medios adecuados.
• Transmisión de ficheros vía Internet a través de los sistemas de la Policía y la Guardia Civil.

 
Es importante destacar que estos métodos alternativos son temporales y estarán disponibles hasta el 2 de diciembre de 2024, cuando el uso de SES.Hospedajes será obligatorio.

Cómo registrarse en SES Hospedajes

 Para registrarse en SES Hospedajes, siga estos pasos:

• Acceda al portal oficial de SES.Hospedajes en la sede electrónica del Ministerio del Interior

• Asegúrese de tener un certificado digital válido o estar registrado en el sistema Cl@ve
• Complete el formulario de registro en la aplicación SES Hospedajes.
• Firme digitalmente la solicitud
• Una vez registrado, recibirá las credenciales necesarias para operar en SES Hospedajes

SES.Hospedajes permite dos formas de enviar la información:

a) Mediante un servicio web para entidades con capacidad de desarrollo software

b) A través de la aplicación web, accesible con certificado electrónico o usuario y contraseña

Para una gestión más eficiente de tus datos y reservas, considera utilizar un PMS hotelero, que te permitirá automatizar este proceso y mejorar la eficiencia operativa de tu propiedad.

Datos requeridos para el registro

SES Hospedajes está diseñado para adaptarse tanto al sector profesional como no profesional del turismo en España. Por ello, los datos que se deben proporcionar varían según el tipo de actividad.

Para actividades profesionales:

• Información detallada de la empresa arrendadora (datos corporativos y de contacto)
• Datos de la propiedad (tipo, nombre y ubicación)
• Información completa de los viajeros alojados
• Detalles de cada transacción realizada

Para actividades no profesionales:

• Datos del titular del inmueble
• Información sobre la propiedad alquilada
• Datos de los viajeros
• Información sobre la transacción

Esta estructura flexible asegura que SES Hospedajes recopile los datos necesarios sin imponer cargas innecesarias a los usuarios, facilitando el cumplimiento de las obligaciones legales.

La hoja de registro de viajeros

La hoja de registro de viajeros es un elemento central en el funcionamiento de SES Hospedajes. Este documento digital juega un papel crucial en el cumplimiento de las obligaciones legales y en la gestión eficiente de la información de los huéspedes.

Uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta es el plazo de comunicación de la información. SES Hospedajes establece que los datos deben ser transmitidos en un plazo no superior a 24 horas. Esta rapidez en la comunicación es esencial para mantener la efectividad del sistema y cumplir con los requisitos de seguridad establecidos.

Otro punto clave es la responsabilidad de las propiedades en cuanto a la exactitud de los datos registrados. Es fundamental que la información proporcionada sea precisa y coincida con los documentos de identidad de los huéspedes.

Esta responsabilidad recae directamente sobre las propiedades, lo que subraya la importancia de implementar procesos de verificación rigurosos.

Un aspecto interesante del sistema es el requisito de que todos los huéspedes mayores de 14 años firmen personalmente la hoja de registro. Esta medida añade un nivel adicional de seguridad y responsabilidad al proceso de registro.

Soporte y recursos adicionales

El Ministerio del Interior es consciente de que la transición a SES Hospedajes puede generar dudas y requerir apoyo. Por ello, ha establecido varios canales de comunicación para brindar soporte a los usuarios del sistema:

• Consultas sobre el funcionamiento: ses.hospedajes@interior.es
• Dudas relacionadas con la normativa: ses.normativa@interior.es
• Cuestiones sobre protección de datos: ses.dpd@interior.es

Además, el Ministerio está comprometido con la creación de recursos adicionales como guías detalladas, tutoriales y un repositorio de preguntas frecuentes.

Simplificación del proceso de registro con Octorate y SES Hospedajes

Octorate te facilita el cumplimiento con SES Hospedajes gracias a su integración directa con la plataforma del Ministerio del Interior. Al automatizar el envío de datos de reservas y fichas de huéspedes, reduces la carga manual y minimizas los errores, asegurando una gestión eficiente y sin complicaciones.

Una vez configurado, Octorate se encargará de enviar automáticamente la información requerida, reduciendo errores y simplificando tu gestión diaria. Además, recibirás notificaciones por correo sobre el estado de los envíos, lo que te permitirá monitorear el proceso de manera efectiva.

Además, Octorate te ofrece una solución completa con herramientas como Channel Manager, Motor de Reservas, PMS y Self Check-in, que optimizan aún más la experiencia operativa de tus propiedades.

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