Rooming List: qu’est-ce que c’est et comment en améliorer la gestion
28 juillet 2023
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Voyons ensemble ce qu’est une rooming list et comment optimiser la gestion des procédures d’enregistrement des groupes à la réception d’un hôtel.
Qu’est-ce que c’est ?
Dans le secteur de l’hôtellerie, la rooming list (ou “liste des réservations”) est la liste des participants à une réservation de groupe.
Une bonne pratique, suivie par de nombreux hôteliers, consiste à faire remplir la liste avant l’arrivée des clients à l’hôtel. Par exemple, par le responsable du groupe ou par l’agence de voyage s’il s’agit d’un voyage organisé.
Demander aux invités de remplir la liste avant leur arrivée permet aux hôteliers de mieux planifier le séjour.
Les données nécessaires pour une rooming list
La rooming list contient, non seulement, les noms des invités, mais aussi d’autres informations précieuses comme la répartition dans les chambres ou l’indication de besoins particuliers.
Un exemple de rooming list idéale comprend les données suivantes :
- Nom et prénom des invités, avec une section spécial pour indiquer le guide du groupe
- L’email des invités
- Le type de chambre (simple, lits jumeaux, double, etc).
- Le numéro de la chambre
- La date d’arrivée et de départ
À quoi cela sert ?
Remplie à l’avance, une Rooming list permettra aux hôteliers de planifier efficacement la répartition des chambres, un détail particulièrement important dans le cas de grands groupes, afin de ne pas courir le risque de séparer des familles ou des groupes d’amis.
Comme nous l’avons vu, la rooming list est un outil de planification essentiel. Remplie avant l’arrivée à la propriété, cette liste permet aux hôteliers et aux clients de gagner du temps lors du check-in (à cet égard, lisez notre article sur les avantages du check-in automatique et du self self check-in). En effet, en plus de l’enregistrement des noms, l’accomplissement de la bureaucratie en ligne prend du temps et peut être source de tension pour les invités qui viennent d’arriver, ce qui a également un impact négatif sur le résultat des activités d’up-sell et cross-sell .
Il est possible de trouver sur internet de différents modèles de Rooming list.
De nombreux hôtels utilisent des modèles Excel pour que les guides de groupe puissent les remplir et envoyer le fichier au personnel de la réception. Cependant, le partage de ces fichiers peut conduire à des erreurs dans l’élaboration des données, ce qui complique une procédure déjà lourde comme l’enregistrement à l’arrivée.
Pour éviter les inconvénients de l’utilisation d’un modèle à partager avec les invités, il est possible de confier les processus de gestion de son propre établissement au PMS d’Octorate. Notre logiciel de gestion, conçu pour optimiser les activités quotidiennes de votre établissement, parmi ses fonctionnalités, permet également de gérer les rooming list des réservations de groupe.
Une fois que le personnel reçoit la Rooming list de l’agence de voyage ou du tour-opérateur, il peut saisir les noms, les chambres et autres détails dans le logiciel avant l’arrivée des invités.
La Rooming list est un outil précieux pour les hôteliers, et la possibilité de la remplir à l’avance dans votre PMS et de la gérer, dans une seule interface, peut rendre l’enregistrement plus simple et plus rapide, améliorant ainsi de façon exponentielle l’expérience de séjour des clients.
En choisissant notre PMS, vous simplifierez les procédures d’enregistrement des groupes. En un seul panneau, vous aurez une vision organisée et complète des invités présents et de leur répartition dans les chambres, augmentant de cette façon la performance de gestion de votre hôtel.
✅ Qu'est-ce qu'une rooming list ?
La rooming list est la liste des noms d’une réservation de groupe. Elle comprend aussi d’autres détails et il est utile de la remplir à l’avance pour pouvoir organiser son travail.
💻 Comment gérer la Rooming liste au moment du check-in ?
Pour accélérer le check-in, il est conseillé de remplir la Rooming list avant l’arrivée des invités. En ligne, il existe de nombreux modèles de rooming list Excel qui peuvent être téléchargés, mais l’inconvénient de partager ces fichiers avec les clients est le risque de faire des erreurs et de compliquer la procédure de check-in à la réception de l’hôtel.
🐙 Comment gérer l'enregistrement de la rooming list avec Octorate ?
Pour optimiser la gestion de la rooming list et les procédures d’enregistrement des groupes, un allié précieux est le PMS d’Octorate, qui permet de remplir la rooming list à l’avance et de la gérer dans une seule interface. Les avantages ? Optimiser la gestion de l’hôtel, gagner du temps et améliorer l’expérience des clients.
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Giulia Ciullini
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